Ainda o caderno GTD

Para os puristas da GTD que gostam de fazer tudo nos conformes há um vídeo interessante e muito simples de se seguir

Ei-lo
 Para quem não entender inglês é muito simples:
-1º arranje um caderno que goste e lhe dê prazer;
-2º Compre separadores com cola próprios para papel conforme a Heather mostra (o stapples office têm-nos)
-3º Preencher os separadores com as várias acções que necessita:- a despachar; objectivos, projectos, algum dia, listas, coiss a fazer agora, coisas à espera, coisas para fazer em casa, coisas a pensar, coisas a fazer no pc, emails que preciso de enviar, coisas que preciso fazer com o meu carro ( esta é a lista de acções da autora do vídeo, @fora de casa, @ telefonar, ), pode ser mudada consoante as nossas necessidades e prioridades. 
-4º Com os separadores preenchidos cole-os ao longo do caderno que convêm ser grossito.


E comece a trabalhar no seu novo caderno, preenchendo a parte dos projectos, telefonemas a fazer, acções a serem tomadas priorizando-as .

 

Parte 2- Gtd

Tínhamos referido anteriormente a importância dos contextos no GTD. É através destes contextos que as tarefas são realizadas. Como se faz isto? Através da criação de listas direccionadas  para um determinado fim, conforme a área em que nos movemos. Vulgarmente são utilizadas algumas listas que se poderão flexibilizar consoante as necessidades. Por exemplo, uma lista será uma lista de coisas a fazer na rua, onde iremos listar todos os itens relacionados com esse contexto de forma a que no dia em que estabelecermos essa saída possamos fazer o máximo de tarefas aí constantes.

Assim poderemos ter uma lista 

@escritório

@compras

@rua

@ repartições

Isto exemplificando. Criaremos as listas de acordo com as nossas necessidades. Andaremos com elas e já sabemos por exemplo se formos à rua quais os itens a fazer, sem lugar para esquecimentos, nem distracções.

Outro ponto importante a ter em conta são as revisões semanais das listas, onde iremos detectar o que fizemos e o que não fizemos e transpô-los para novas listas.

Como já disse, gosto mais de uma revisão diária, pois dá-me mais controle sobre o que fiz e aquilo que me proponho fazer, sendo mais fácil para mim situar-me nas diversas tarefas e transpô-las directamente para nova lista de to do.

Essencial mesmo é nomear as suas listas. A forma como a nomeai determina o quão fácil será interpretá-la quando fizer a sua revisão.

Há quem pelo contrário prefira a estrutura dos mapas mentais, com a acção a ser desenvolvida e as tarefas necessárias para levar a bom porto essa acção.  Exprima-se de forma directa e activa de modo  que tais expressões exprimam aquilo que realmente quer fazer.

Com estes conceitos poderá levar a bom porto qualquer acção que se proponha concluir, aumentando a sua produtividade. Não se esqueça, Não procrastine, só arranjará stress e não resolverá nada na sua vida a não ser mais trabalho para ter.

Fazer bem as coisas ou a arte de fazer Acontecer

Falemos hoje do guru da produtividade, com uma série de fãs acérrimos e seguidores fanáticos de seu método de produtividade e organização, na qu8al em grande parte me insiro.
A capa em cima é a publicada em portugal, se bem, pelo que vi em diversos sites de venda de livros se encontra esgotada.
O conceito chave do método Allnn é o de que a produtividade das pessoas é proprocional à capacida de deixar o trabalho fluir.
O essencial do método roda à `volta de COLETAR, PROCESSAR, ORGANIZAR, FAZER, REVER.

Como se pode fazer isso?- COLETAR

- Em 1º lugar tirar  da cabeça todos os pensamentos que por lá andam e que teimosamente continuam a surgir pois a pessoa tem medo de deixar passar diversos, projectos, metas, ideias. David Allen nos diz e com razão que isto é perda de tempo e desgaste físico e emocional. Por isso criou uma caixa de entrada, caixa de entrada essa que pode ser qualquer coisa com a qual se sinta a vontade. O essencial é passar para lá todos os pensamentos, ideias, projectos, tudo o que lhe anda a dar cabo da cabeça. 
A caixa de entrada será aquilo que quiser, que lhe der mais jeito, desde que ande sempre consigo. Poderá ser um ipad, smartphone, pc, notebook e até um caderno onde vai jogando todas as suas pendências. Leve a caixa de entrada consigo para todo o lado, até quando se vai deitar, pois se surgir aquele pensamento que lhe vai dar cabo da noite é só assentá-lo e deixar para o dia seguinte o que fazer com ele.

 Não pense que este método serve só para o campo profissional. Não, ele serve para todos os campos da sua vida pelo que também em casa se o entender deverá ter uma caixa de entrada que se adeque às suas finalidades.
Aliás, você pode ter quantas caixas de entrada quiser, mas uma coisa é certa, quantas mais tiver mais dificil vai ficar de gerir a sua vida. SIMPLIFIQUE ao máximo.
Deverá igualmente ter uma agenda onde somente anotará os seus compromissos e um sistema confiável de listas onde mais tarde processará a informação que colectou.
Estas listas podem também elas ser constituidas por uma série de coisas , telemóveis, smartphones, ipads, fichas de arquivo, caderno, etc. 

A essência do GTD- getting things done, no original espanta pela sua simplicidade: `tirar tudo da cabeça que não esteja acabado e colocá-lo num sistema que possa ser usado periodicamente. Com isto a mente fica liberta e a pessoa não entra em stress, pois domina a situação. Dá a situação de cabeça ZEN- tranquila e sem aflições.


A enfase deve ser dada ao fazer, pois só assm o método tem sentido, sem descurar no entanto as outras pedras basilares em que assenta.

Existem assim 5 acções neste método, já referidas, COLETAR, PROCESSAR, ORGANIZAR, FAZER, REVER.

e 8 listas a considerar:

Caixa de entrada- Aqui , como já referimos entra tudo para posterior processamento, indo-se depois inserir numa das listas abaixo.

Projectos

Próximas acções

Calendário

Algum dia/Talvez

Espera

Referência

lixo

Quando chega a altura de nos debruçarmos sobre a caixa de entrada, vamos tomar uma decisão, ou várias. Assim:

Se algum dos items que possuimos se faz em 2 minutos ou mesmo, fazemo-logo e libertamo-nos dele. Todos os outros irão para alguma das listas em cima consideradas.

Se temos, algo para fazer, como por exemplo comprar um livro, inserimos tal na lista de próximas acções a fazer., pois apesar de terem de ser feitas não existe um dia específico para tal realização, por enquanto. É importante que as acções estejam marcadas com os seus respectivos contextos.

Todas as pendências que têm mais de uma acção constituem um projecto, por exemplo ir ao Porto comprar livros, pelo que se deixa de inserir em acções e passa para a lista de Projectos .

No calendário ou agenda só ficam marcados os compromissos com dia e hora marcados e que só podem ser realizados naquele dia impreterivelmente. Todoas as outras irão para contexto próprios que falaremos adiante.

Algum dia/talvez- Serve precisamente para aquelas acções interessantes e importantes que ainda não sabemos se e quando vamos realizar, como por ex. assistir a um concerto, fazer uma viagem às Fidji.

Se há acções que pode delegar, faça-o e insira na lista A ESPERA

A lista de referência serve para arquivar coisas que precisa de consultar mas que não constituem no entanto acções.

Lixo- Tudo aquilo a que chegou `conclusão que é irrealizável ou que não presta, devem sem rodeios ser colocados no lixo 

Eis-nos chegados ao final da 1ª parte.

O êxito de todo este método está nos CONTEXTOS e vai ver como é simples. O próximo post tratará sobre eles 

 

 

A organização e afins

Na linha de david Allen e Zen to do, juntei todos os meus papéis numa caixa que funcionou como caixa de entrada. Ando com um caderno (que às vezes ainda me esqueço de levar) para todo o lado, onde aponto tudo o que me vem à ideia, para não esquecer, nem para estar sempre a pensar no assunto com medo de me esquecer. Nesse caderno vou apontando mesmo tudo o queé preciso compras, saídas às repartições públicas, ideias, projectos, conseguindo libertar-me assim mentalmente. Já sei que tudo o que se passou está nesse caderno.
Uso um parecido com este 

E como gosto de canetas que corram bem no papel, arranjei uma boa caneta, dá-me mais motivação.

Se por acaso o caderno não estiver à mão uso o iphone para apontar. Ambos funcionam também como uma caixa de entrada e fazem-me ficar com mente zen.

Quando chego ao escritório, reservo algum tempo para mim. Seguidamente, percorro o caderno e insiro o que lá está escrito nos locais adequados, listas, agenda, arquivar, pendente e lixo. A nível de listas, costumo na folha a seguir que costumo datar, aliás, todas as folhas têm data, escrever as minhas listas e assinalar a vermelho as prioridades. Isto dá-me   uma ideia geral do que necessito de fazer e a urgência das mesmas. Dá-me também a possibilidade de saber no dia a seguir quais as tarefas que não foram ainda terminadas e passá-las para a nova lista. Conforme as vou fazendo vou riscando e isso dá-me um gozo tremendo.

À noite antes de me deitar, dou uma vista de olhos na agenda, no iphone, e no caderno para saber e interiorizar o que tenho a fazer no dia seguinte. Escolhi dias específicos para determinadas tarefas, por exemplo, ir às compras, por a roupa na máquina de lavar, ir a determinadas repartições com escolha do horário em que sei que têm menos gente.

Consigo assim adequar as minhas necessidades e ser bem mais organizada.

A organização

Algo que tenho tido muita dificuldade desde que tive a depressão e esgotamento é organizar as coisas mentalmente, na vida pessoal e profissional. Não escondo que no escritório me vejo junto a uma série de papéis importantes e me sinto em completa incapacidade de os organizar, por falta de concentração. Tenho pesquisado vários métodos na net, alguns que me parecem bastante interessantes, com especial incidência no David Allen com o seu GTD e a versão simplificada que vou tentar seguir do Zen to do. No entanto, a inércia que sinto dificulta-me a realização das coisas, pois mesmo com a melhor das vontades muitas vezes me sinto como um boi a olhar para um palácio, sem saber como começar. Uma mente organizada requer um espaço organizado e se é simples de escrever, sinto-me como se estivesse perante a mais hérculea das tarefas para realizar o que me proponho. Devagarinho tenho começado a tentar disciplinar-me e a treinar-me para que tal possa acontecer.
Já arranjei uma agenda para anotar os compromissos, um iphone, um ipad, um caderno para anotar tudo o que me vem à ideia quando estou fora do escritório e tento pouco a pouco criar alguns hábitos que outrora já existiram, mas que sem mais desapareceram. Já me convenci que a minha memória deixou de ser um computador e que o não tem de ser mesmo e pouco a pouco começo a auto-disciplinar-me nesse sentido. No entanto, estou neste momento no escritório junto a uma pilha de papéis a pensar por que lado devo começar, sentindo-me enraivecida com esta impotência que sinto. Relembro no entanto a mim mesma que comecei uma nova etapa na minha vida e que quero realmente que esta deixe de ser o que foi até agora. escrever aqui dá-me essa força quando me apetece claudicar. Se bem que pareça estranho e até paradoxal, o facto de me considerar uma perfeccionista, sempre fez que face à impossibilidade de tal realização que chegasse a um nível de desorganização que nada me agrada. Não ajuda o facto devido aos problemas de saúde que tive existirem lacunas no meu pensamento outrora infalível, que me levam às lágrimas. Não consigo entender porque arquivar é para mim tão dificil. O certo é que é, e certo é também que não me sinto bem nesta situação. Enquanto não conseguir de forma cabal ter as minhas coisinhas organizadas, também eu não estou organizada a nenhum nível. è tempo por isso de me deixar de escritas, embora esta tenha servido para me dar alento para ir começar o meu arquivamento e dar andamento ao que propus fazer. O mal disto é que no meio existem requerimentos  a ser feitos,a cções a intentar, explicações a dar que me transtornam e tornam o dia num inferno. Não vou deixar que isso aconteça. VAMOS Começar! 
Irei dando notícias a mim mesma quanto mais não seja dos meus progressos. Este não é o escritório que quero para mim.