A técnica Pomodoro de gestão de tempo

Uma técnica de gestão do tempo criada por Francesco Cirillo, que tem por fundamento que cada pessoa só se consegue focar numa tarefa num máximo de 25 minutos.O nome pomodoro vem de tomate em italiano e tem como fundamento o temporizador em forma de tomate demonstrado na foto e que dá origem ao nome da técnica.

Assim se quiser utilizar esta técnica, em primeiro lugar escolha uma tarefa a realizar, com um temporizador digital ou mesmo com o temporizador de cozinha marque vinte e cinco minutos e concentre-se na tarefa a fazer por 25 minutos. Quando atingir os 25 minutos deve parar e faça uma pausa de 5 minutos. Depois retome os passos anteriores para as restantes tarefas a fazer. A cada 4 vezes, faça um intervalo de 25 minutos.

Material necessário;

1. Uma folha , ou em alternativa a disponibilizada no site da Pomodoro tecnique .
2. Um cronómetro, um timer, ou algum software que faz essa função como, por exemplo,O focusboster ou então o próprio Pomodoro Timer para Windows aqui disponibilizado, todos softwares gratuitos.
3. Uma folha para o inventário de actividades ou então a disponibilizada no site

 Com este material, coloque todas as suas actividades e tarefas na folha de inventário. No começo do dia priorize as tarefas e coloque-as no item 1, a lista de tarefas diárias. Seguidamente comece a utilizar o método riscando as tarefas que entretanto for realizando.

Como dia não é estanque existem interrupções quando se está a realizar a tarefa. O que fazer então?

Se for uma interrupção interna, porque necessitamos de comer, ir à casa de banho, etc, marque um apóstrofo * na tarefa que estava a realizar. Coloque uma nova entrada no registo de inventário e ponha o (U) de urgente à frente. Coloque também uma nova entrada na lista de tarefas diárias e caracterize-a como urgente..

Continue com a tarefa seguinte e marque o timer para 25 minutos. Faça uma pausa e continue com a tarefa que adicionou seguindo a mesma dinâmica.

E no caso de ser uma interrupção externa? Batem à porta, telefonema, cliente que surge inesperadamente?

Aí, na lista de tarefas diárias marque um (-) na tarefa que estava a realizar. Use uma técnica de INL - informar, negociar, ligar de volta, Coloque uma nova entrada no inventário com (U) de urgente à frente. Coloque igualmente uma nova entrada na lista de tarefas diárias e caracterize-a como urgente .

Continue a actividade que estava a fazer. Quando acabarem os 25 minutos dedique-se à nova tarefa adicionada.

Para que servem as entradas e registos?

-servem para saber o quão produtivo está a ser, quanto tempo demorou a realizar determinada tarefa, vendo os (X) lá colocados e quantas vezes foi interrompido pela quantidade de * e - .

Gostou da técnica? Eis o site da mesma,. Quer ler o livro para apurar esta técnica? Ei-lo aqui em inglês.

Expeimente-a e veja a mudança que existe a nível de produtividade. É uma técnica interessante e muito simples de realizar.

Malas, malas e mais malas

Se há coisa que gosto, além dos sapatos e cadernos são malas. O meu gosto torna-se agora complicado porque tenho uma série delas e não tenho sítio onde as colocar. Uma coisa é certa, tendo tantas malas acabo por s´usar uma ou duas porque as outras estão dentro umas das outras e acabo por me esquecer delas. Vou ter de me separar de algumas das minhas meninas. Isso custa-me, mas tem de ser, pois não há armário que abra que não me caia uma mala ou duas. Vou praticar  o exercício do desapego e deixar que elas vão até outras paragens conhecer novas donas que as estimem. 

 Adeus malinhas, vamos fazer seguir o fluxo de energia não o quebrando com coisas inúteis. Cada vez amo mais o minimalismo em todas as suas vertentes, mas como todos tenho algumas manias das quais não me consigo separar. Com o tempo irá, será bom para a minha cabeça e para o meu bolso, com a consequente vertente organizacional que se quer.
Algumas sugestões para quem quiser arrumar as suas malas 

 Um luxo para quem tem espaço.

Uma outra forma de organização, tendo em conta que as sacolas devem ficar direitas e penduradas.

Uma alternativa para fazer que as suas malas durem mais, guardá-las dentro de sacos que são vendidos para o efeito. 
Nunca esquecer que a mala a ser guardada, deve levar jornal, quer por causa da humidade que o jornal salvaguarda quer para que a bolsa não fique amachucada.

Bom, vou-me por ao trabalho, deixando já aqui o tema do próximo post. As sacolas de organização, ou seja, acessório que permite que mudemos de mala rápidamente sem ter de mexer no conteúdo da mesma. Uma óptima ideia.

Nova forma de olhar

Organizar-se requer uma nova visão do mundo que o rodeia, pois é necessário olhar com outros olhos para o material que o rodeia fazendo um exercício de desapego em relação aos bens materiais.è necessário que conscientemente se desligue de tudo aquilo que deixou de ter valor para si, por falta de uso, esquecimento, ou qualquer outro facto que encontre para justificar o facto de continuar a manter certas coisas juntas a si, que não têm nenhuma utilidade. Tem que encetar um diálogo consigo próprio de libertação e só depois com olhos de ver começar a arrumar as suas coisas. Um espaço organizado dá origem a uma mente tranquila. Escolha um cômodo e comece a sua arrumação por ele. Por exemplo o quarto, onde dormimos, deve ter uma atmosfera calma, tranquila, que nos leve ao relaxamento e sonolência. Nele, devem existir os itens essenciais para que se sinta bem.

 Veja o guarda-fatos e livre-se da roupa que guarda há tanto tempo com esperança de um dia lhe vir a servir. Lembre-se mesmo que ela lhe venha a servir-se estará fora de moda e você merece o melhor para si. 
Um guarda-fato atafulhado nada mais é que uma constante fonte de angústia e insatisfação. Retire as roupas que já não veste há mais de 6 meses e doe-as se estiverem em condições. Dê espaço ao seu armário, deixe fluir a energia. Guarde a roupa que restar por cores, pois assim é mais fácil á noite ou de manhã quando for escolher a roupa do dia, fazer uma combinação agradável de cores. Nas gavetas, aproveite e use separadores, não necessitam de ser caros, podem ser constituidos por barras de esferovite e separe a sua roupa intima, peúgas, cintos, gravatas, etc. 

Não deixe jamais roupa no chão. Se necessário arranje um recipiente na casa de banho para colocar a sua roupa suja, mas, se todos os dias, lavar as suas cuequinhas e peúgas ou collants e pendurar, não dá trabalho quase nenhum e tem sempre o sector da roupa intima lavada. Os sapatos deveriam ser deixados em local próprio à entrada de casa para que sempre que chegue possa mudar por uns chinelos. Não se esqueça a fonte de bactérias que as solas dos sapatos são. Os asiáticos tem razão ao deixar na rua tudo o que possa conspurcar a casa. Deixar a energia pesada da rua na rua, facilita e muito. Vale realmentge a pena este pequeno esforço.

 

A minha agenda

Pois é, a minha agenda ainda não está como eu quero, necessito de por lá varios itens e na realidade um caderno não me dá jeito nenhum. Vi em alguns blogues que porei aqui o endereço, exemplos de agendas que se adequam muito mais às minhas necessidades e onde num só sitio são inseridas uma série de coisas. O único óbice até agora que ainda não me fez mudar para as ditas, agendas ou planificadores são que são feitas em dossier A5 e acho muito complicado andar com um dossier A5 dentro da minha mala já tão carregada, mas o mais provável é encher-me de coragem, retirar alguns bens preciosos da minha mala sempre carregadissima de coisas que não me servem para nada, mas vá-se lá saber porquê, me dão segurança e arranjar lugar para o dito planificador A5. Depois vou dando notícias das minhas deambulações agendisticas.

As contas são uma dor de cabeça? Esquece-se dos prazos de pagamento?

Identifica-se com o título? Então o 43 folders poderá ser a solução ideal para si.
O 43 folders ou 43 arquivos em português, foi desenvolvido por Merlin Mann e baseia-se num sistema bastante simples. Todo o material, contas e coisas a fazer será inserido em arquivos de molde a estarem acessiveis sempre que necessário ou na data indicada. Depois arranje 31 pastas de arquivos e numere-as de 1 a 31 e 12 pastas onde porá os meses do ano. São estes os fundamentos do 43 folders. veja o exemplo:

Os arquivos de 1 a 31 dizem respeito aos dias do mês e os meses será o arquivo intermédio onde se irá movimentar conforme o mês em que estiver. 
Assim, suponhamos que têm uma conta cuja data de vencimento será no dia 25 do mês de Fevereiro. Irá então arquivar essa conta no arquivo referido ao dia 25, sabendo desde logo quando chegar a esse dia e levar o seu arquivo tudo o que tem a pagar nesse dia e bem assim consultas, deslocações, etc. Fácil não? Assim nunca mais aquela continha que se vence num determinado dia vai ficar esquecida. As pastas referentes aos dias do mês inserem-se no mês em que estamos, mas imagine que tem um concerto para um mês que ainda não está com os ditos arquivos. Assim inserirá esse lembrete ou os bilhetes no mês respectivo tendo o cuidado quando fizer a transposição para o mês em questão de arquivar os papéis que entretanto estiverem na pasta meses no dia em questão. Uma boa ideia, não?
Mesmo assim se ainda estiver com alguma dúvida vou deixar aqui um video do you tube que explica detalhadamente o sistema, o video está em inglês no entanto, mas basta ver as imagens que são bastante ilustrativas do sistema em questão.

Aproveite, não deixe mais aquelas continhas por pagar.

A organização

Algo que tenho tido muita dificuldade desde que tive a depressão e esgotamento é organizar as coisas mentalmente, na vida pessoal e profissional. Não escondo que no escritório me vejo junto a uma série de papéis importantes e me sinto em completa incapacidade de os organizar, por falta de concentração. Tenho pesquisado vários métodos na net, alguns que me parecem bastante interessantes, com especial incidência no David Allen com o seu GTD e a versão simplificada que vou tentar seguir do Zen to do. No entanto, a inércia que sinto dificulta-me a realização das coisas, pois mesmo com a melhor das vontades muitas vezes me sinto como um boi a olhar para um palácio, sem saber como começar. Uma mente organizada requer um espaço organizado e se é simples de escrever, sinto-me como se estivesse perante a mais hérculea das tarefas para realizar o que me proponho. Devagarinho tenho começado a tentar disciplinar-me e a treinar-me para que tal possa acontecer.
Já arranjei uma agenda para anotar os compromissos, um iphone, um ipad, um caderno para anotar tudo o que me vem à ideia quando estou fora do escritório e tento pouco a pouco criar alguns hábitos que outrora já existiram, mas que sem mais desapareceram. Já me convenci que a minha memória deixou de ser um computador e que o não tem de ser mesmo e pouco a pouco começo a auto-disciplinar-me nesse sentido. No entanto, estou neste momento no escritório junto a uma pilha de papéis a pensar por que lado devo começar, sentindo-me enraivecida com esta impotência que sinto. Relembro no entanto a mim mesma que comecei uma nova etapa na minha vida e que quero realmente que esta deixe de ser o que foi até agora. escrever aqui dá-me essa força quando me apetece claudicar. Se bem que pareça estranho e até paradoxal, o facto de me considerar uma perfeccionista, sempre fez que face à impossibilidade de tal realização que chegasse a um nível de desorganização que nada me agrada. Não ajuda o facto devido aos problemas de saúde que tive existirem lacunas no meu pensamento outrora infalível, que me levam às lágrimas. Não consigo entender porque arquivar é para mim tão dificil. O certo é que é, e certo é também que não me sinto bem nesta situação. Enquanto não conseguir de forma cabal ter as minhas coisinhas organizadas, também eu não estou organizada a nenhum nível. è tempo por isso de me deixar de escritas, embora esta tenha servido para me dar alento para ir começar o meu arquivamento e dar andamento ao que propus fazer. O mal disto é que no meio existem requerimentos  a ser feitos,a cções a intentar, explicações a dar que me transtornam e tornam o dia num inferno. Não vou deixar que isso aconteça. VAMOS Começar! 
Irei dando notícias a mim mesma quanto mais não seja dos meus progressos. Este não é o escritório que quero para mim.