A técnica Pomodoro de gestão de tempo

Uma técnica de gestão do tempo criada por Francesco Cirillo, que tem por fundamento que cada pessoa só se consegue focar numa tarefa num máximo de 25 minutos.O nome pomodoro vem de tomate em italiano e tem como fundamento o temporizador em forma de tomate demonstrado na foto e que dá origem ao nome da técnica.

Assim se quiser utilizar esta técnica, em primeiro lugar escolha uma tarefa a realizar, com um temporizador digital ou mesmo com o temporizador de cozinha marque vinte e cinco minutos e concentre-se na tarefa a fazer por 25 minutos. Quando atingir os 25 minutos deve parar e faça uma pausa de 5 minutos. Depois retome os passos anteriores para as restantes tarefas a fazer. A cada 4 vezes, faça um intervalo de 25 minutos.

Material necessário;

1. Uma folha , ou em alternativa a disponibilizada no site da Pomodoro tecnique .
2. Um cronómetro, um timer, ou algum software que faz essa função como, por exemplo,O focusboster ou então o próprio Pomodoro Timer para Windows aqui disponibilizado, todos softwares gratuitos.
3. Uma folha para o inventário de actividades ou então a disponibilizada no site

 Com este material, coloque todas as suas actividades e tarefas na folha de inventário. No começo do dia priorize as tarefas e coloque-as no item 1, a lista de tarefas diárias. Seguidamente comece a utilizar o método riscando as tarefas que entretanto for realizando.

Como dia não é estanque existem interrupções quando se está a realizar a tarefa. O que fazer então?

Se for uma interrupção interna, porque necessitamos de comer, ir à casa de banho, etc, marque um apóstrofo * na tarefa que estava a realizar. Coloque uma nova entrada no registo de inventário e ponha o (U) de urgente à frente. Coloque também uma nova entrada na lista de tarefas diárias e caracterize-a como urgente..

Continue com a tarefa seguinte e marque o timer para 25 minutos. Faça uma pausa e continue com a tarefa que adicionou seguindo a mesma dinâmica.

E no caso de ser uma interrupção externa? Batem à porta, telefonema, cliente que surge inesperadamente?

Aí, na lista de tarefas diárias marque um (-) na tarefa que estava a realizar. Use uma técnica de INL - informar, negociar, ligar de volta, Coloque uma nova entrada no inventário com (U) de urgente à frente. Coloque igualmente uma nova entrada na lista de tarefas diárias e caracterize-a como urgente .

Continue a actividade que estava a fazer. Quando acabarem os 25 minutos dedique-se à nova tarefa adicionada.

Para que servem as entradas e registos?

-servem para saber o quão produtivo está a ser, quanto tempo demorou a realizar determinada tarefa, vendo os (X) lá colocados e quantas vezes foi interrompido pela quantidade de * e - .

Gostou da técnica? Eis o site da mesma,. Quer ler o livro para apurar esta técnica? Ei-lo aqui em inglês.

Expeimente-a e veja a mudança que existe a nível de produtividade. É uma técnica interessante e muito simples de realizar.

Parte 2- Gtd

Tínhamos referido anteriormente a importância dos contextos no GTD. É através destes contextos que as tarefas são realizadas. Como se faz isto? Através da criação de listas direccionadas  para um determinado fim, conforme a área em que nos movemos. Vulgarmente são utilizadas algumas listas que se poderão flexibilizar consoante as necessidades. Por exemplo, uma lista será uma lista de coisas a fazer na rua, onde iremos listar todos os itens relacionados com esse contexto de forma a que no dia em que estabelecermos essa saída possamos fazer o máximo de tarefas aí constantes.

Assim poderemos ter uma lista 

@escritório

@compras

@rua

@ repartições

Isto exemplificando. Criaremos as listas de acordo com as nossas necessidades. Andaremos com elas e já sabemos por exemplo se formos à rua quais os itens a fazer, sem lugar para esquecimentos, nem distracções.

Outro ponto importante a ter em conta são as revisões semanais das listas, onde iremos detectar o que fizemos e o que não fizemos e transpô-los para novas listas.

Como já disse, gosto mais de uma revisão diária, pois dá-me mais controle sobre o que fiz e aquilo que me proponho fazer, sendo mais fácil para mim situar-me nas diversas tarefas e transpô-las directamente para nova lista de to do.

Essencial mesmo é nomear as suas listas. A forma como a nomeai determina o quão fácil será interpretá-la quando fizer a sua revisão.

Há quem pelo contrário prefira a estrutura dos mapas mentais, com a acção a ser desenvolvida e as tarefas necessárias para levar a bom porto essa acção.  Exprima-se de forma directa e activa de modo  que tais expressões exprimam aquilo que realmente quer fazer.

Com estes conceitos poderá levar a bom porto qualquer acção que se proponha concluir, aumentando a sua produtividade. Não se esqueça, Não procrastine, só arranjará stress e não resolverá nada na sua vida a não ser mais trabalho para ter.