Ainda o caderno GTD

Para os puristas da GTD que gostam de fazer tudo nos conformes há um vídeo interessante e muito simples de se seguir

Ei-lo
 Para quem não entender inglês é muito simples:
-1º arranje um caderno que goste e lhe dê prazer;
-2º Compre separadores com cola próprios para papel conforme a Heather mostra (o stapples office têm-nos)
-3º Preencher os separadores com as várias acções que necessita:- a despachar; objectivos, projectos, algum dia, listas, coiss a fazer agora, coisas à espera, coisas para fazer em casa, coisas a pensar, coisas a fazer no pc, emails que preciso de enviar, coisas que preciso fazer com o meu carro ( esta é a lista de acções da autora do vídeo, @fora de casa, @ telefonar, ), pode ser mudada consoante as nossas necessidades e prioridades. 
-4º Com os separadores preenchidos cole-os ao longo do caderno que convêm ser grossito.


E comece a trabalhar no seu novo caderno, preenchendo a parte dos projectos, telefonemas a fazer, acções a serem tomadas priorizando-as .

 

E porque hoje é Domingo

E está um dia lindo, sinta-se livre, vá ver o mar, inspire fundo e sinta os diferentes cheiros que a brisa lhe tráz , dê um beijo em quem ama, passeie com a família e sinta-se sempre feliz por existir

Malas, malas e mais malas

Se há coisa que gosto, além dos sapatos e cadernos são malas. O meu gosto torna-se agora complicado porque tenho uma série delas e não tenho sítio onde as colocar. Uma coisa é certa, tendo tantas malas acabo por s´usar uma ou duas porque as outras estão dentro umas das outras e acabo por me esquecer delas. Vou ter de me separar de algumas das minhas meninas. Isso custa-me, mas tem de ser, pois não há armário que abra que não me caia uma mala ou duas. Vou praticar  o exercício do desapego e deixar que elas vão até outras paragens conhecer novas donas que as estimem. 

 Adeus malinhas, vamos fazer seguir o fluxo de energia não o quebrando com coisas inúteis. Cada vez amo mais o minimalismo em todas as suas vertentes, mas como todos tenho algumas manias das quais não me consigo separar. Com o tempo irá, será bom para a minha cabeça e para o meu bolso, com a consequente vertente organizacional que se quer.
Algumas sugestões para quem quiser arrumar as suas malas 

 Um luxo para quem tem espaço.

Uma outra forma de organização, tendo em conta que as sacolas devem ficar direitas e penduradas.

Uma alternativa para fazer que as suas malas durem mais, guardá-las dentro de sacos que são vendidos para o efeito. 
Nunca esquecer que a mala a ser guardada, deve levar jornal, quer por causa da humidade que o jornal salvaguarda quer para que a bolsa não fique amachucada.

Bom, vou-me por ao trabalho, deixando já aqui o tema do próximo post. As sacolas de organização, ou seja, acessório que permite que mudemos de mala rápidamente sem ter de mexer no conteúdo da mesma. Uma óptima ideia.

Nova forma de olhar

Organizar-se requer uma nova visão do mundo que o rodeia, pois é necessário olhar com outros olhos para o material que o rodeia fazendo um exercício de desapego em relação aos bens materiais.è necessário que conscientemente se desligue de tudo aquilo que deixou de ter valor para si, por falta de uso, esquecimento, ou qualquer outro facto que encontre para justificar o facto de continuar a manter certas coisas juntas a si, que não têm nenhuma utilidade. Tem que encetar um diálogo consigo próprio de libertação e só depois com olhos de ver começar a arrumar as suas coisas. Um espaço organizado dá origem a uma mente tranquila. Escolha um cômodo e comece a sua arrumação por ele. Por exemplo o quarto, onde dormimos, deve ter uma atmosfera calma, tranquila, que nos leve ao relaxamento e sonolência. Nele, devem existir os itens essenciais para que se sinta bem.

 Veja o guarda-fatos e livre-se da roupa que guarda há tanto tempo com esperança de um dia lhe vir a servir. Lembre-se mesmo que ela lhe venha a servir-se estará fora de moda e você merece o melhor para si. 
Um guarda-fato atafulhado nada mais é que uma constante fonte de angústia e insatisfação. Retire as roupas que já não veste há mais de 6 meses e doe-as se estiverem em condições. Dê espaço ao seu armário, deixe fluir a energia. Guarde a roupa que restar por cores, pois assim é mais fácil á noite ou de manhã quando for escolher a roupa do dia, fazer uma combinação agradável de cores. Nas gavetas, aproveite e use separadores, não necessitam de ser caros, podem ser constituidos por barras de esferovite e separe a sua roupa intima, peúgas, cintos, gravatas, etc. 

Não deixe jamais roupa no chão. Se necessário arranje um recipiente na casa de banho para colocar a sua roupa suja, mas, se todos os dias, lavar as suas cuequinhas e peúgas ou collants e pendurar, não dá trabalho quase nenhum e tem sempre o sector da roupa intima lavada. Os sapatos deveriam ser deixados em local próprio à entrada de casa para que sempre que chegue possa mudar por uns chinelos. Não se esqueça a fonte de bactérias que as solas dos sapatos são. Os asiáticos tem razão ao deixar na rua tudo o que possa conspurcar a casa. Deixar a energia pesada da rua na rua, facilita e muito. Vale realmentge a pena este pequeno esforço.

 

A propósito de agendas

Achei esta forma de fazer um planeamento de agenda completamente adorável. Espero que gostem tanto dele como eu. Ando à procura de templates que correspondam às minhas necessidades organizacionais, mas é díficil encontrá-las, ou então tenho tido azar, pois não gosto das que vejo

Mas já que me meti a peito neste assunto da agenda, gostava que esta ficasse como eu gosto.

 

Para todos que por aqui passam

A minha agenda

Pois é, a minha agenda ainda não está como eu quero, necessito de por lá varios itens e na realidade um caderno não me dá jeito nenhum. Vi em alguns blogues que porei aqui o endereço, exemplos de agendas que se adequam muito mais às minhas necessidades e onde num só sitio são inseridas uma série de coisas. O único óbice até agora que ainda não me fez mudar para as ditas, agendas ou planificadores são que são feitas em dossier A5 e acho muito complicado andar com um dossier A5 dentro da minha mala já tão carregada, mas o mais provável é encher-me de coragem, retirar alguns bens preciosos da minha mala sempre carregadissima de coisas que não me servem para nada, mas vá-se lá saber porquê, me dão segurança e arranjar lugar para o dito planificador A5. Depois vou dando notícias das minhas deambulações agendisticas.

As contas são uma dor de cabeça? Esquece-se dos prazos de pagamento?

Identifica-se com o título? Então o 43 folders poderá ser a solução ideal para si.
O 43 folders ou 43 arquivos em português, foi desenvolvido por Merlin Mann e baseia-se num sistema bastante simples. Todo o material, contas e coisas a fazer será inserido em arquivos de molde a estarem acessiveis sempre que necessário ou na data indicada. Depois arranje 31 pastas de arquivos e numere-as de 1 a 31 e 12 pastas onde porá os meses do ano. São estes os fundamentos do 43 folders. veja o exemplo:

Os arquivos de 1 a 31 dizem respeito aos dias do mês e os meses será o arquivo intermédio onde se irá movimentar conforme o mês em que estiver. 
Assim, suponhamos que têm uma conta cuja data de vencimento será no dia 25 do mês de Fevereiro. Irá então arquivar essa conta no arquivo referido ao dia 25, sabendo desde logo quando chegar a esse dia e levar o seu arquivo tudo o que tem a pagar nesse dia e bem assim consultas, deslocações, etc. Fácil não? Assim nunca mais aquela continha que se vence num determinado dia vai ficar esquecida. As pastas referentes aos dias do mês inserem-se no mês em que estamos, mas imagine que tem um concerto para um mês que ainda não está com os ditos arquivos. Assim inserirá esse lembrete ou os bilhetes no mês respectivo tendo o cuidado quando fizer a transposição para o mês em questão de arquivar os papéis que entretanto estiverem na pasta meses no dia em questão. Uma boa ideia, não?
Mesmo assim se ainda estiver com alguma dúvida vou deixar aqui um video do you tube que explica detalhadamente o sistema, o video está em inglês no entanto, mas basta ver as imagens que são bastante ilustrativas do sistema em questão.

Aproveite, não deixe mais aquelas continhas por pagar.

Iphone e aplicações

Quem me conhece sabe que sou toda dada a tecnologias e muitas vezes não o sou mais por falta de tempo (€€€€€) e gosto de ter os gadgets que vão saindo.
Quando andava com a minha dificuldade de organização resolvi escolher um iphone 3 gs para me ajudar a lidar melhor com as tarefas do dia-a-dia. E se bem que me tivesse custado uma pipinha de massa, fiquei completamente desgostosa com a bateria miserável que o dito iphone carrega. Passei a ter de andar com o carregador para todo o lado sempre à procura de uma tomada onde pudesse carregar o dito ou então ao fim de mais ou menos 5 horas lá se iam as óptimas fucionalidades do iphone à vida e as tarefas que o sr. iphone era suposto avisar, não o fazia porque sem dizer água vem ou vai ia-se abaixo das canelas. Logo aí, não consegui entender como um gadget tão caro e com marca de renome, foi autorizado a sair com o ok da Apple para o mercado. Mas tristezas à parte. os portugueses são sempre optimistas, quando funciona funciona bem. Outro senão, os programas que tem de ser descarregados da Mac store com o inerente custo pois as versões lite ou de demonstração, são isso mesmo, demonstrativas apenas do produto. Se gosta tem de pagar a versão completa. A favor o facto de quase todos os aplicativos terem um custo mais ou menos baixo e de haver alguns bons programas gratuitos que vale a pena usar. Para mim era imprescindivel que o iphone fizesse sincronização com o pc nas tarefas que mais necessitava, ou seja, no todo, no calendário, nos documentos. Essencial ter uma ligação à internet que em Portugal além de ser cara como tudo tem uns megazitos miseráveis. E como o meu número é Optimus e não queria mudar de operadora, tenho um mal de pele com a TMN, e a vodafone ainda não me aliciou, lá contratei o plano indicado para iphones como diziam os srs do callcenter por 5 € e 200 megas de tráfico. Ridiculo, mas como não havia mesmo uma proposta melhor lá aderi ao dito plano. Tenho todo o cuidado na utilização do mencionado tráfego, pois já houve alturas que me escaldei e bem por ter passado o limite de tráfego estipulado. E assim com todo o cuidado só o uso para receber os emails ao longo do dia e alguma utilização esporádica quando estou fora do escritório e tenho de aceder forçosamente a alguma base de dados de legislação ou algo parecido. Aproveito quando estou no escritório com a ligação wi fi, para fazer sincronizações, actualizações, instalar aplicativos e tudo o que me der na real gana. 
De destacar que dois programas bastantes interessantes e que tem uma versão gratuita e outra paga, mas que permitem perfeitamente usarmos só a versão gratuita são o evernote e o dropbox, onde enfio o que é importante e me pode fazer falta por exemplo quando estou em casa, ou mesmo em algum sítio onde de repente se torna necessário recorrer a determinado documento. De resto, uso e aconselho o Google que de maneira perfeita gerencia as minhas necessidades e as sincroniza com o iphone e o ipad. Na realidade o google calendar é óptimo, o google tarefas também, o google docs idem,. Não sinto necessidade de sincronizar contactos, pois optei por os manter todos no iphone, pois é mesmo dele que faço as chamadas e quando preciso recorro a ele pois anda sempre comigo, desde que a bateria não se tenha cansado.
Interessante foi na última actualização do IOS, que fiquei sem os programas, inclusivé os pagos e embora já tenha feito a reclamação para o sitio competente ainda ninguém me ligou nenhuma. Se calhar reclamei para um sitio que não era o competente, mas as inglesices às vezes cansam-me e vou ter de enviar mais uns emailzinhos. Sempre esta triste cena de termos de reclamar de tudo.
Gostaria de frisar que já tenho o bichinho há mais de um ano e que já há muito saiu o iphone 4, mas como disse acima, não tenho tempo para o comprar, se bem que tenha bastante pena, principalmente no que diz respeito à definição das fotos (adoro fotografia) sendo que o 3gs fica bem aquém nesse sector. 
Bom, por hoje é tudo fiquem bem 
Beijos da vossa

A simplicidade

Tenho tentado desconstruir a minha vida complicada e que me dava cabo da cabeça, levando-a ou tentando levá-la a um nível praticável de simplicidade. Deixei de valorar, coisas que antes me faziam levar aos arames e deixo a vida fluir. Com isto ganho paz de espírito e uma perspectiva completamente nova sobre esta vida que me é dada a viver. Ainda há muitas falhas, confesso, muitas vezes quase sem dar por isso vejo-me a complicar situações, afirmações, acções sem razão. Aprendo devagar é certo. Mas consigo a maior parte das vezes que me passe ao lado o que não me interessa reter, tanto mais quando temos alguém a nosso lado que faz apanágio de usar todos os mimos para nos fazer sofrer. A sua voz começa a ser como vento, passa por mim mas nada me diz. Já não me magoo com as frases ditas com essa mesma intenção. Deixo fluir. Tento compreender apenas a razão de alguém que necessita de menosprezar os outros para se sentir bem consigo mesmo. As palavras só me atacam se eu deixar que elas passem a ser uma arma e eu não deixo, transformo-as em penas que caem em meu redor.

 

Concorda comigo?

Livro de cabeceira

Tenho de confesssar que quando comecei a ler as primeiras linhas do livro, senti-me receosa, pensando ser um livro que não iria gostar de ler. Não conhecia o autor, mas antevia pelo seu nome leitura complicada e filosófica.

Nada mais errado, o enredo cativou-me completamente e fez querer ler depressa o dito livro. De linguagem fluída, bem construida e cativante o autor lança-nos duas histórias que se vão entrecruzando no livro, de sorte que, quando lemos um capítulo, esperamos ansiosamente que este termine para ler a continuação da história do capítulo seguinte.  
Kafka Takamura de 15 anos que resolve fugir de casa e descobrir um novo mundo e o Sr.  Nakata, homem estranho que devido a um estranho incidente ocorrido na infância ficou com algumas deficiências a nível mental, mas que, pasme-se fala com os gatos.
Sem dúvida uma leitura a recomendar, tendo em atenção o leitor que quando começar a ler só estará satisfeito quando terminar o livro. Viciante sem dúvida.

E porque hoje é DOMINGO

E está um sol esplendoroso, saia, cheire as flores, veja o riso na cara das crianças, vá a um parque, vá passear o seu cão, ame e seja amada, mas principalmente seja MUITO FELIZ.

 

Parte 2- Gtd

Tínhamos referido anteriormente a importância dos contextos no GTD. É através destes contextos que as tarefas são realizadas. Como se faz isto? Através da criação de listas direccionadas  para um determinado fim, conforme a área em que nos movemos. Vulgarmente são utilizadas algumas listas que se poderão flexibilizar consoante as necessidades. Por exemplo, uma lista será uma lista de coisas a fazer na rua, onde iremos listar todos os itens relacionados com esse contexto de forma a que no dia em que estabelecermos essa saída possamos fazer o máximo de tarefas aí constantes.

Assim poderemos ter uma lista 

@escritório

@compras

@rua

@ repartições

Isto exemplificando. Criaremos as listas de acordo com as nossas necessidades. Andaremos com elas e já sabemos por exemplo se formos à rua quais os itens a fazer, sem lugar para esquecimentos, nem distracções.

Outro ponto importante a ter em conta são as revisões semanais das listas, onde iremos detectar o que fizemos e o que não fizemos e transpô-los para novas listas.

Como já disse, gosto mais de uma revisão diária, pois dá-me mais controle sobre o que fiz e aquilo que me proponho fazer, sendo mais fácil para mim situar-me nas diversas tarefas e transpô-las directamente para nova lista de to do.

Essencial mesmo é nomear as suas listas. A forma como a nomeai determina o quão fácil será interpretá-la quando fizer a sua revisão.

Há quem pelo contrário prefira a estrutura dos mapas mentais, com a acção a ser desenvolvida e as tarefas necessárias para levar a bom porto essa acção.  Exprima-se de forma directa e activa de modo  que tais expressões exprimam aquilo que realmente quer fazer.

Com estes conceitos poderá levar a bom porto qualquer acção que se proponha concluir, aumentando a sua produtividade. Não se esqueça, Não procrastine, só arranjará stress e não resolverá nada na sua vida a não ser mais trabalho para ter.

E porque ontem era dia 7 de Fevereiro

Parabéns atrasados a mim mesma. que também mereço. Foi um dia trabalhoso que continua pela noite fora e continuará a preparar um processo para julgamento. São nesta altura 4.20 da manhã. O dito começa às nove. Já vi que hoje não há doce caminha para mim, mas apenas as horas que passam enquanto continuo a trabalhar no processo, numa agressiva directa para o tribunal. Rica prenda de anos . É a vida. Apago as velas de um ano que passou. Parabéns a mim própria

Fazer bem as coisas ou a arte de fazer Acontecer

Falemos hoje do guru da produtividade, com uma série de fãs acérrimos e seguidores fanáticos de seu método de produtividade e organização, na qu8al em grande parte me insiro.
A capa em cima é a publicada em portugal, se bem, pelo que vi em diversos sites de venda de livros se encontra esgotada.
O conceito chave do método Allnn é o de que a produtividade das pessoas é proprocional à capacida de deixar o trabalho fluir.
O essencial do método roda à `volta de COLETAR, PROCESSAR, ORGANIZAR, FAZER, REVER.

Como se pode fazer isso?- COLETAR

- Em 1º lugar tirar  da cabeça todos os pensamentos que por lá andam e que teimosamente continuam a surgir pois a pessoa tem medo de deixar passar diversos, projectos, metas, ideias. David Allen nos diz e com razão que isto é perda de tempo e desgaste físico e emocional. Por isso criou uma caixa de entrada, caixa de entrada essa que pode ser qualquer coisa com a qual se sinta a vontade. O essencial é passar para lá todos os pensamentos, ideias, projectos, tudo o que lhe anda a dar cabo da cabeça. 
A caixa de entrada será aquilo que quiser, que lhe der mais jeito, desde que ande sempre consigo. Poderá ser um ipad, smartphone, pc, notebook e até um caderno onde vai jogando todas as suas pendências. Leve a caixa de entrada consigo para todo o lado, até quando se vai deitar, pois se surgir aquele pensamento que lhe vai dar cabo da noite é só assentá-lo e deixar para o dia seguinte o que fazer com ele.

 Não pense que este método serve só para o campo profissional. Não, ele serve para todos os campos da sua vida pelo que também em casa se o entender deverá ter uma caixa de entrada que se adeque às suas finalidades.
Aliás, você pode ter quantas caixas de entrada quiser, mas uma coisa é certa, quantas mais tiver mais dificil vai ficar de gerir a sua vida. SIMPLIFIQUE ao máximo.
Deverá igualmente ter uma agenda onde somente anotará os seus compromissos e um sistema confiável de listas onde mais tarde processará a informação que colectou.
Estas listas podem também elas ser constituidas por uma série de coisas , telemóveis, smartphones, ipads, fichas de arquivo, caderno, etc. 

A essência do GTD- getting things done, no original espanta pela sua simplicidade: `tirar tudo da cabeça que não esteja acabado e colocá-lo num sistema que possa ser usado periodicamente. Com isto a mente fica liberta e a pessoa não entra em stress, pois domina a situação. Dá a situação de cabeça ZEN- tranquila e sem aflições.


A enfase deve ser dada ao fazer, pois só assm o método tem sentido, sem descurar no entanto as outras pedras basilares em que assenta.

Existem assim 5 acções neste método, já referidas, COLETAR, PROCESSAR, ORGANIZAR, FAZER, REVER.

e 8 listas a considerar:

Caixa de entrada- Aqui , como já referimos entra tudo para posterior processamento, indo-se depois inserir numa das listas abaixo.

Projectos

Próximas acções

Calendário

Algum dia/Talvez

Espera

Referência

lixo

Quando chega a altura de nos debruçarmos sobre a caixa de entrada, vamos tomar uma decisão, ou várias. Assim:

Se algum dos items que possuimos se faz em 2 minutos ou mesmo, fazemo-logo e libertamo-nos dele. Todos os outros irão para alguma das listas em cima consideradas.

Se temos, algo para fazer, como por exemplo comprar um livro, inserimos tal na lista de próximas acções a fazer., pois apesar de terem de ser feitas não existe um dia específico para tal realização, por enquanto. É importante que as acções estejam marcadas com os seus respectivos contextos.

Todas as pendências que têm mais de uma acção constituem um projecto, por exemplo ir ao Porto comprar livros, pelo que se deixa de inserir em acções e passa para a lista de Projectos .

No calendário ou agenda só ficam marcados os compromissos com dia e hora marcados e que só podem ser realizados naquele dia impreterivelmente. Todoas as outras irão para contexto próprios que falaremos adiante.

Algum dia/talvez- Serve precisamente para aquelas acções interessantes e importantes que ainda não sabemos se e quando vamos realizar, como por ex. assistir a um concerto, fazer uma viagem às Fidji.

Se há acções que pode delegar, faça-o e insira na lista A ESPERA

A lista de referência serve para arquivar coisas que precisa de consultar mas que não constituem no entanto acções.

Lixo- Tudo aquilo a que chegou `conclusão que é irrealizável ou que não presta, devem sem rodeios ser colocados no lixo 

Eis-nos chegados ao final da 1ª parte.

O êxito de todo este método está nos CONTEXTOS e vai ver como é simples. O próximo post tratará sobre eles